2 Contoh Surat Undangan Resmi Dari Lembaga dan Perusahaan

Contoh Surat Undangan Resmi

Kalimat.ID – Contoh Surat Undangan Resmi – Sebagaimana dengan namanya, surat resmi memang digunakan untuk keperluan yang resmi, diantaranya adalah untuk keperluan dinas, kepentingan antar perusahaan, organisai hingga instansi.

Surat resmi biasanya dibuat oleh kelompok, diantaranya seperti contoh surat undangan resmi undangan rapat, surat resmi undangan pengambilan rapor dan lain sebagainya.
Sama dengan format penulisan surat resmi jenis lainnya, penulisan surat undangan resmi juga harus menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar, yakni menggunakan bahasa formal, baku hingga yang sesuai dengan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan).

Selain itu, penulisan surat resmi juga memiliki struktur tersendiri. Setiap struktur surat harus dipenuhi dengan baik, karena hal itulah yang merupakan pembeda antara surat resmi dan non-resmi atau surat pribadi.

Pada umumnya, fungsi dari surat undangan resmi mencakup dua hal, diantaranya meliputi sebagai sarana permintaan dan sebagai sarana pemberitahuan. Menulis atau membuat surat resmi sangat penting dilakukan untuk mengundang seseorang / pihak lain untuk menghadiri acara yang bersifat resmi. Sebab, jika undangan diberikan lewat telepon atau melalui komunikasi lewat suara, tentu hal tersebut dianggap tidak sopan.

Membuat surat undangan resmi tak jauh berbeda dengan proses pembuatan surat resmi lainnya. Hanya saja, surat undangan resmi diperuntukkan sebagai sarana pemberitahuan sekaligus permintaan, agar pihak penerima dapat menghadiri acara formal yang akan dilaksanakan.

Dari penjelasan ini, apakah Anda sudah bisa mengerti? Jika sudah, pasti Anda sudah dapat membayangkan seperti apa contoh surat undangan resmi.

Setiap surat undangan resmi harus dibuat dengan baik dan benar, yakni sesuai dengan kelengkapan syarat dan ketentuannya.

Ciri ciri Contoh Surat Undangan Resmi yang Baik dan Benar

Agar tidak terjadi kesalahan dalam menuliskannya, untuk lebih jelasnya di sini akan dijelaskan mengenai ciri-ciri dari surat undangan resmi:

– Surat undangan resmi yang dikeluarkan oleh lembaga, organisasi, perusahaan atau instansi tertentu harus dilengkapi dengan kop surat.
– Harus disertakan bagian-bagian penting di dalamnya diantaranya, meliputi: kop / kepala surat, tempat tanggal pembuatan, nomor surat, lampiran, perihal dibuatnya surat undangan resmi tersebut.
– Harus menggunakan bahasa resmi yang berlaku di Indonesia atau bahasa negara tujuan
– Harus ada cap / stempel dari lembaga, perusahaan, instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat tersebut, agar keaslian surat tidak diragukan

Dari ciri-ciri surat undangan resmi tersebut, Anda sudah bisa membedakan, antara mana contoh surat undangan resmi dan mana contoh surat undangan non resmi. Agar menjadi semakin mahir dalam membuat surat undangan resmi, maka perlu juga diketahui tentang bagian-bagian surat undangan resmi.

Bagian bagian Yang Terdapat Pada Surat Undangan Resmi

Setiap pembuatan surat undangan resmi harus dilakukan dengan mengikuti peraturan baku yang sudah menjadi ketetapannya. Tujuannya adalah, agar surat tersebut dapat diterima oleh semua kalangan. Pada umumnya, format surat hanya terdiri dari, pembuka, isi dan juga penutup. Namun, bagian surat undangan resmi memiliki urutan yang lebih lengkap, yakni terdiri dari:

1. Kop Atau Kepala Surat

Surat undangan resmi haruslah dilengkapi dengan kepala atau surat. Keberadaan dari kop surat tersebut menunjukkan dari lembaga atau perusahaan mana surat tersebut dikeluarkan.

Selain itu, kop surat juga dijadikan sebagai penegasan atau tanda, bahwa surat tersebut memang merupakan surat resmi yang dibuat oleh lembaga / perusahaan yang terkait. Pembuatan kop surat juga tidak boleh dilakukan dengan sembarangan, karena bagian kop surat harus terdiri dari:

– Nama lengkap dari lembaga, instansi, organisasi atau perusahaan yang mengeluarkannya surat tersebut.
– Alamat Lengkap perusahaan, lembaga, organisasi atau instansi yang mengeluarkannya surat tersebut.
– Nomor kontak yang bisa dihubungi kapan pun seperti : nomor telepon / no HP, faks atau email.
– Mencantumkan kode pos pada alamat perusahaan, lembaga, organisasi atau instansi yang mengeluarkan surat tersebut.
– Menyeertakan logo gambar perusahaan, organisasi, lembaga atau instansi yang mengeluarkannya surat tersebut.

Semua bagian dari kop surat tersebut harus diawali dengan penulisan huruf besar atau kapital dengan ukuran yang lebih besar dan juga dipertebal. Kemudian, untuk penulisannya lebih dianjurkan untuk menggunakan rata tengah, agar terlihat lebih rapi dan sistematis.

2. Nomor Surat

Untuk bisa dijadikan sebagai contoh surat undangan resmi yang baik dan benar, haruslah dilengkapi dengan nomor surat. Walaupun tak banyak orang yang memperhatikan keberadaan dari nomor surat ini, namun pembuatannya tidak boleh dilakukan secara asal-asalan.

Pasalnya, nomor surat tersebut terdiri dari nomor, kode, bulan hingga tahun pembuatan surat. Itu semua harus dicantumkan sebagai bagian kearsipan perusahaan atau lembaga yang membuatnya. Berikut ini bagian-bagian nomor surat yang harus diketahui:

Contoh:

Nomor: A.0100/Pan-Pel/AKB/III/2019

Keterangan:

A = Kode surat internal, yang biasa digunakan untuk undangan anggota ataupun surat apapun yang berkaitan dengan lembaga, organisasi, instasi atau perusahaan. Jika Anda menjumpai kode “B” dalam nomor surat, maka itu adalah undangan untuk pihak dari luar lembaga atau perusahaan.

0100 = Kode nomor seri surat yang telah dibuat. Jadi, jika setelahnya ingin mengeluarkan surat lagi, maka nomor seri yang harus digunakan adalah “101”.

Pan-Pel = Artinya adalah Panitia Pelaksanaan, yang menandakan bahwa surat tersebut dibuat oleh panitia pelaksanaan acara. Bila tidak ada, kode ini boleh tidak dicantumkan.

AKB = Identitas dari sebuah organisasi / institusi yang mengeluarkannya

III = Bulan dibuatnya surat yang dituliskan dalam angka romawi

2019 = Tahun dibuat dan dikeluarkannya surat

3. Tempat dan Tanggal Surat

Anda pasti sudah mengetahui tentang bagian yang satu ini, yakni tempat dan tanggal surat yang digunakan untuk menjelaskan kapan dan dimana surat tersebut dibuat. Tata letak penulisannya, biasanya disematkan pada bagian pojok kanan atas atau sejajar dengan nomor surat. Adapun format penulisan tempat dan tanggal surat yang benar adalah: Surabaya, 02 Maret 2019.

4. Lampiran Surat

Jika terdapat suatu dokomen tambahan yang ingin dilampirkan pada dokumen utama, seperti foto, laporan keguangan dan lain sebagainya, maka harus disebutkan berapa jumlah dokumen pendukung yang dilampirkan.

5. Alamat Surat

Cobalah nanti perhatikan benar-benar contoh surat undangan resmi yang nantinya akan ditampilkan di sini. Sebab, dari yang sudah-sudah banyak orang yang berbuat kesalahan dalam menuliskan alamat tujuan surat. Walaupun terkesan sepele, namun ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menuliskan alamat surat.

– Alamat surat biasanya dituliskan di dua tempat, yakni pada bagian sampul dan pada bagian awal surat
– Alamat yang dituliskan pada sampul surat haruslah berisi alamat lengkap
– Untuk penulisan alamat di bagian awal surat, sebaiknya tuliskan dengan lebih singkat
– Jangan menggunakan kata “kepada”, cukup menggunakan kata “yang terhormat” yang disingkat menjadi “Yth”
– Jangan lupa untuk menyebutkan: Bapak/ Ibu atau Sdr/Sdri apabila diikuti dengan nama orang

6. Salam Pembuka & Penutup

Untuk penulisan salam pembuka dan penutup, lebih dianjurkan untuk menggunakan kata-kata umum yang biasa digunakan, seperti salam sejahtera, assalamualikum atau jenis salam lain yang diajarkan oleh agama masing-masing. Biasanya penulisan salam pembuka dan penutup pada surat resmi diakhiri dengan tanda baca koma.

7. Isi Surat

Bagian isi merupakan bagian pokok dari sebuah surat, yang letaknya memang berada di bagian tengah. Isi surat menjelaskan tentang maksud dan tujuan surat yang telah diampaikan. Disarankan, untuk membuat isi surat menggunakan bahasa yang baku, sopan, ringkas, jelas dan mudah dimengerti oleh pihak penerima surat.

8. Penutup Surat

Penutup surat harus ditulis dengan singkat, namun tetap harus dibuat menggunakan kalimat yang baik dan benar (sesuai EYD dalam kamus Bahasa Indonesia). Berikut ini akan diberikan beberapa contoh penulisan kalimat penutup yang ada pada surat undangan resmi:

– Atas perhatian dan partisipasinya kami selaku pihak panitia acara mengucapkan terima kasih.
– Atas perhatian dan kerjasamanya kami selaku pihak sekolah mengucapkan terima kasih.
– Demikian surat pemberitahuan dari kami, atas perhatian dan partisipasinya, kami selaku pihak perusahaan mengucapkan terima kasih.
Tepat di bawah penutup surat, biasanya akan dicantumkan jabatan, nama, NIK hingga tanda tangan dari pihak yang membuat surat.

Berikut 2 Contoh Surat Undangan Resmi

Setelah dijabarkan mengenai pengertian dan bagian-bagian dari surat undangan resmi, maka untuk lebih jelasnya, Anda bisa melihat contoh surat undangan resmi yang ada di bawah ini:

Contoh Surat Undangan Resmi Pengambilan Raport

PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR
DINAS PENDIDIKAN
SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 4O SURABAYA
Jalan Jaya Bangkingan No. 50 Tebet Timur Telp. (021)XXXXXXX
Kode Pos 6499

========================================================
No: 250/UWM/2019 Surabaya, 02 Maret 2019
Lampiran: ………………………….
Perihal: Undangan Ambil Raport
`
Yth. Bapak/Ibu/Orang Tua / Wali
Peserta Didik Kelas XI
SMPN 40

Di Surabaya

Sehubungan dengan ini, kami sampaikan undangan kepada Bapak/Ibu sekalian untuk dapat menghadiri acara pengambilan Raport Semester Akhir Untuk Kelas X1 tahun pelajaran 2018-2019 yang akan dilaksanakan pada:

Hari: Senin
Tanggal: 04 Maret 2019
Jam: 09.00 WIB
Tempat: Masing-masing Ruang Kelas X1
Atas perhatian dan kerhadirannya, kami selaku pihak Sekolah mengucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
Kepala SMPN 40 Surabaya

(tanda tangan dan stempel)

Drs. Saifudin Hidayat Spd
NIP : 879161916161xxxx

Contoh Surat Undangan Resmi Perusahaan

PERUSAHAAN PT. DCM (DIRTA CIPTA MANDIRI)
Jalan Setia Budi No. 107 Surabaya Barat Tlp (031) xxxxxxx
Kode Pos 6877

========================================================

Jakarta, 13 November 2014
Nomor : 015/21/CD/XI/2014
Hal : Undangan Rapat
Lampiran : –

Yth,
Ibu Tinah
Staff / Karyawan
PT. Harapan Jaya
Di tempat

Dengan hormat,

Berhubungan dengan acara Ulang Tahun Perusahaan yang semakin dekat, kami mengundang seluruh staff dan karyawan untuk menghadiri rapat pembahasan. Yang mana, pelaksanaanya:

Hari, tanggal : Sabtu, 02 Maret 2019
Pukul : 09.00 – 11.30 WIB
Tempat : Gedung Aula Harapan Jaya

Bahwasanya acara ini sangatlah penting bagi Perusahan, maka kami berharap untuk partisipasi dan kehadiran Anda tepat waktu. Atas kerjasamanya, kami selaku panitia acara mengucapkan terima kasih

Hormat kami,

Ketua Panitia Penyelenggara
Adi Subekti

Selagi mengetahui setiap bagian-bagian penting dalam pembuatan surat undangan, maka Anda pun tidak akan merasa kesulitan untuk membuat yang lebih baik dari contoh surat undangan resmi yang telah tersaji di ini.

Sebab, apapun bentuk dan tujuan surat undangan resmi yang dibuat, Anda tetap harus mengkaidahkan setiap struktur atau bagiannya dengan baik dan benar, karena itu merupakan wujud formalitas yang harus dipenuhi untuk para penerima atau pembacanya.

Komentar disini