Beranda Pendidikan Panduan Lengkap Contoh Surat Undangan Rapat yang Benar

Panduan Lengkap Contoh Surat Undangan Rapat yang Benar

Contoh Surat Undangan Rapat

Kalimat.ID – Contoh Surat Undangan Rapat – Sebagai masyarakat yang sering membudayakan kebiasaan bermusyawarah dan berdiskusi untuk mencapai keputusan / kesepakatan bersama, kita memang terbiasa untuk menghadiri acara rapat.

Dengan demikian, Anda pun pasti sudah familiar dengan penulisan contoh surat undangan rapat. Penulisan dan pembuatannya tidak boleh dilakukan sembarangan, karena surat undangan rapat juga termasuk salah satu bagian dari surat resmi.

Pada dasarnya, membuat surat undangan rapat sama halnya dengan membuat surat undangan resmi pada umumnya. Yang berbeda, hanyalah pada segi tujuan diberikannya surat tersebut, yakni berisikan permintaan agar penerimanya dapat menghadiri acara rapat yang akan segera dilangsungkan.

Seperti yang sudah kita ketahui, pemakaian surat resmi secara umum memang selalu ditujukan untuk kpentingan dan keperluan dinas, instansi, organisasi, lembaga dan perusahaan. Jenisnya pun terbagi menjadi dua kategori, yakni surat resmi yang dibuat oleh individu dan surat resmi yang dibuat oleh perusahaan.

Jenis Surat Resmi yang Dibuat Oleh Individu Atau Perorangan

– Surat lamaran pekerjaan
– Surat pengunduran diri
– Surat jual-beli
– Dll

Jenis Surat Resmi Yang Dibuat Oleh Perusahaan / Instansi Tertentu

– Surat kerjasama antar perusahaan
– Surat undangan rapat dari perusahaan
– Surat perjanjian antar perusahaan
– Dll

Dari sini, dengan jelas dapat diketahui bahwa surat undangan rapat, termasuk dalam surat resmi yang memang dibuat oleh perusahaan, lembaga, instansi atau organisasi tertentu. Tujuannya sudah jelas, yakni mengajak pihak tertentu untuk menghadiri acara rapat.
Apakah Anda pernah mendapatkan surat undangan rapat? Lantas, contoh surat undangan rapat yang seperti apa yang sering Anda dapatkan?

Memang tidak dapat dipungkiri, walaupun perkembangan teknologi sudah melaju pesat, namun sebagai wujud formalitas dan etika, kita memang selalu membuat undangan resmi untuk mereka yang diminta menghadiri acara rapat pembahasan permasalhan tertentu, seperti undangan rapat RT, undangan rapat pengambilan raport dan lain sebagainya.

Dari beberapa surat undangan rapat yang sebelumnya telah Anda dapatkan, pasti ketika diminta untuk membuatnya, Anda pasti tidak akan merasa kesulitan. Pasalnya, proses pembuatannya sama seperti proses mudah untuk dilakukan. Namun, sebelum belajar untuk membuatnya, alangkah lebih baik jika terlebih dahulu Anda mengetahui tentang tujuan dari kehadiran surat undangan rapat.

Tujuan Surat Undangan Rapat

Sesuai dengan namanya, kehadiran dari jenis surat resmi yang satu ini memang ditujukan agar penerima surat dapat menghadiri acara rapat yang akan dilaksanakan. Namun pembuatnya, disampaikan secara formalitas, agar lebih sopan dan tidak terkesan memaksa. Jika pesannya disampaikan dengan sopan, baik dan benar, maka secara otomatis dengan senantiasa pihak penerima akan menghadiri acara rapat yang akan dilaksanakan.

Semua ini dikarenakan, untuk mengadakan kegiatan yang formal, tidak cukup bila undangan disampaikan melalui komunikasi jarak jauh, karena hal tersebut akan terkesan tidak profesional dan tidak sopan, sehingga pihak penerima akan cenderung menolak menghadiri rapat yang diadakan, karena undangan atau ajakan yang diberikan tidak sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Nah, dari penyampaian informasi mengenai tujuan surat undangan rapat resmi, apakah dari sini Anda bisa membuatkan satu contoh surat undangan rapat sebagai bahan pembelajaran? Jika merasa belum yakin untuk membuatnya, maka akan lebih baik ketahui dulu seperti apa cara untuk membuat surat undangan rapat secara resmi?

Cara Membuat Surat Undangan Rapat Resmi

Langkah awal yang harus dilakukan untuk membuatnya, yakni dengan mengetahui ciri-ciri khusus yang terdapat dalam surat undangan rapat, adapun diantaranya adalah :

Ciri Khusus Surat Undangan Rapat

– Ditulis menggunakan bahasa baku, sesuai EYD dan Kamus Besar Bahasa Indonesia
– Dibuat dengan susunan kalimat yang ringkas, padat, jelas dan mudah dipahami
– Bersifat mengajak, bukan memaksa
– Sampaikan dengan kalimat atau kata-kata yang menarik, agar pembaca dapat menghadiri acara rapat yang akan Anda laksanakan
– Sertakan tanggal, waktu dan lokasi dilangsungkannya acara rapat
– Sertakan informasi pembahasan rapat yang akan didiskusikan

Ciri-cirinya sudah Anda ketahui, informasi berikutnya, yakni mengenai bagian-bagian surat yang harus dicantumkan dalam pembuatan surat undangan rapat.

Bagian-bagian Surat Surat Undangan Rapat

Bagian yang terdapat pada surat, biasanya adalah pembuka, isi dan penutup. Namun, dikarenakan surat undangan rapat ini merupakan salah satu jenis surat resmi, maka bagian-bagiannya menjadi lebih spesifik. Adapun diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Kop / kepala surat
2. Nomor Surat
3. Tempat,Tanggal Surat
4. Lampiran Surat
5. Alamat tujuan surat
6. Pembuka
7. Isi surat
8. Penutup
9. Tanda tangan dan nama terang

I. Kepala / Kop Surat

Ketika hendak menuliskan surat undangan rapa, maka wajib disertakan mengenai kop / kepala surat, yakni dengan tujuan agar para penerimanya dapat mengetahui dengan jelas, dari perusahaan, lembaga, instansi atau organisasi mana surat tersebut berasal. Biasanya, kepala / kop surat terdiri dari beberapa bagian, diantaranya adalah :

– Nama Lembaga / Instansi / Perusahaan / Organisasi yang membuatnya
– Alamat lengkap, nomor telepon, fak / email dan kode pos
– Logo Perusahaan / Lembaga / Instansi / Organisasi yang mengirimkannya

Jika Anda menjumpai terdapat surat undangan rapat yang dilengkapi dengan struktur tersebut, maka itulah yang termasuk dalam penulisan contoh surat undangan rapat baik dan benar, karena memang sudah sesuai dengan aturan yang berlaku.

II. Nomor Surat

Sering menjumpai surat resmi yang disertai dengan nomor surat? Apakah Anda mengetahui fungsinya? Bagian dari nomor surat berfungsi sebagai kearsipan perusahaan yang membuatnya, sehingga nomor surat dibuat dengan kode yang menandakan tujuan dan kapan surat tersebut dibuat.

III. Tempat, Tanggal Surat

Yang tidak boleh sampai terlewatkan untuk dicantumkan ialah, tempat dan tanggal surat. Gunanya, tentu saja agar penerima surat dapat mengetahui kapan dan dimana surat tersebut dibuat.

IV. Lampiran Surat

Jika terdapat dokumen / berkat lain yang ingin dijadikan sebagai halaman berikutnya, maka lampiran harus diisi sesui dengan jumlah dokumen pendukung tersebut.

V. Alamat Tujuan Surat

Dikarenakan ini merupakan surat undangan rapat, maka alamat surat harus disampaikan setelah kata “Yth” dan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Contohnya seperti ini:

Yth,
Bapak/Ibu Wali Murid Siswa Kelas VI
Di tempat

VI. Isi Surat

Dalam penulisan isi surat undangan resmi haruslah dibuat sedetil mungkin, yakni harus menyebutkan tanggal dan waktu acara, lokasi pelaksanan dan alamat tempat pelaksanaan. Dengan demikian, para pembaca / penerima surat menjadi mengerti dimana mereka harus pergi untuk menghadiri acara rapat tersebut.

VII. Penutup Surat

Buatlah penutup dengan kalimat singkat, padat dan jelas. Di akhir, jangan lupa cantumkan nama terang dan tanda tangan dari pembuat / pimpinan perusahaan, lembaga., istansi atau organisasi yang membuatnya.

Agar lebih jelas, cobalah perhatikan contoh surat undangan rapat resmi yang ada di bawah ini:

Contoh Surat Undangan Rapat RT:

PEMERINTAH KABUPATEN LAMONGAN
KEC. NGIMBANG
RT.01 RW.04 DUSUN DRUJUGURIT
———————————————————————————————

Nomor : 178/DM/III/2019
Perihal : Undangan Rapat
Lampiran : –

Yth. Bapak/Ibu
Di
Tempat

Assalamualaikum wr.wb.

Atas berkat rahmat Allah Yang Maha Esa, Alhammdulillah kita semua masih diberikan berkah berupa kesehatan hingga detik ini.

Seperti yang sudah diketahui, bahwa sebentar lagi akan dilaksanakan proses pergantian kepengurusan hingga program-program kerja Dusun Drujugurit. Yang mana, melalui surat ini kami bermaksud mengundang seluruh warga rt.01/rw.01 untuk turut menghadiri rapat desa yang akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal: Minggu, 02 Maret 2019
Pukul: 19.00 WIB
Tempat: Balai Desa RT 01

Demikian surat undangan kami buat ini, atas terlaksananya acara ini dengan lancar, kami berharap kepada Anda bisa datang tepat waktu.

Atas perhatian dan partisipasinya kami selaku pihak penggurus desa mengucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum wr.wb.

Hormat kami,

Ketua RT.01                                                         Sekretaris

Santoso                                                               Iskandar

Dari contoh surat tersebut, apakah Anda pernah memikirkanya perbedaanya dengan surat undangan pribadi? Ya tepat sekali, perbedaan yang menonjol antara surat undangan resmi dengan surat undangan pribadi, terdapat pada gaya bahasa dan penyampaian surat, karena surat pribadi biasanya akan menggunakan bahasa lain yang digunakan di lingkungannya (bisa menggunakan bahasa inggris, bahasa jawa, bahasa sunda dan lain sebagainya).

Agar lebih lengkap, di sini juga akan diinformasikan mengenai perbedaan antara penulisan surat undangan resmi dan surat undangan pribadi.

Perbedaan Antara Surat Undangan Resmi Dengan Surat Undangan Pribadi

Surat Undangan Resmi

– Dibuat dan dikeluakan langsung oleh pihak perusahaan, lembaga, instansi atau organiasi
– Bertujuan agar penerima surat bisa menghadiri acara formal yang akan diadakan
– Susunan kata dan kalimatnya lebih baku, sopan dan jelas
– Memiliki nilai kearsipan bagi perusahaan yang membuatnya
– Kehadiran surat merupakan tanggung jawab penuh dari pihak perusahaan
– Harus dibuat / ditulis dengan warna, jenis dan ukuran font tertentu pada kertas berwarna putih

Surat Undangan Non-Resmi / Pribadi

– Dibuat dan ditulis langsung oleh individu atau perorang
– Bertujuan agar penerima surat dapat datang ke acara non-formal yang akan diadakan
– Walaupun tetap harus menggunakan ejaan yang baik dan benar, namun susunannya bisa dibuat dengan jenis bahasa yang ada di lingkungan (yang dimengerti oleh penerima)
– Tidak memiliki nilai kearsipan bagi pembuatnya
– Kehadiran surat menjadi tanggung jawab penuh pribadi / individu yang membuatnya
– Boleh ditulis dengan jenis, warna, ukuran font apapun dan boleh ditulis diatas kertas warna-warni
– Boleh dibentuk dan dedesain semenarik mungkin

Sekarang sudah mengerti kan, perbedaan antara surat undangan resmi dan surat undangan pribadi? Jadi, jangan sampai terjadi kekeliruan di saat membuatnya, karena Anda harus bisa membedakannya dengan baik.

Kehadiran dari contoh surat undangan rapat tersebut merupakan salah satu bagian dari surat undangan resmi. Sementara untuk jenis surat undangan pribadi, diantaranya meliputi: surat undangan ulang tahun, surat undangan tsyakuran dan lain sebagainya.

Sesudah mengetahui setiap informasi yang berkaitan tentang surat undangan resmi, terutama untuk surat undangan rapat. Diharapkan, agar nantinya Anda bisa membuat surat undangan rapat yang lebih baik dari ini.

Kendati demikian, Anda masih bisa menggunakan contoh surat yang disajikan di sini sebagai bahan referensi. Jika ingin, Anda pun bisa mengadopsi beberapa kalimat yang ada di dalamnya, namun Anda harus tetap mengeditnya, agar sesuai dengan tujuan surat yang hendak Anda buat.