5 Contoh Surat Resmi yang Baik dan Benar Secara Lengkap

Contoh Surat Resmi

Kalimat.ID – Contoh Surat Resmi – Sesuai dengan namanya, penulisan surat resmi ditujukan untuk menyampaikan sebuah urusan yang bersifat formal / resmi. Tentu saja, cara pembuatannya jauh berbeda dengan cara pembuatan surat pribadi.

Seperti apa sih surat resmi itu? Jika ingin mengetahuinya, maka Anda bisa langsung melihat beberapa contoh surat resmi yang nantinya akan disajikan di sini. Sebelum menyajikan beberapa surat resmi, masih ada banyak informasi yang harus Anda ketahui tentang jenis surat yang satu ini.

Apa sebelumnya Anda pernah menerima surat resmi dari perusahaan, organisasi, lembaga atau instansi tertentu? Jika pernah, maka itulah yang disebut dengan surat resmi.

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi merupakan surat yang disampaikan untuk menyampaikan keperulan secara formal, baik antar perusahaan, antar individu dengan perusahaan ataupun antar perusahaan dengan individu.

Ciri khas yang dimiliki oleh surat resmi terlihat jelas dalam penyusunan format pembuatannya dan bahasa yang digunakan, karena harus menggunakan bahas baku, baik, sopan dan mudah dimengerti.

Jika dibedakan berdasarkan jenisnya, surat resmi memiliki banyak jenis, diantaranya adalah:

Jenis Jenis Surat Resmi:

– Surat permohonan kerja
– Surat permohonan ijin
– Surat lamaran kerja
– Surat keterangan kerja
– Surat pengalaman kerja
– Surat undangan rapat
– Surat undangan resmi
– Surat perjanjuan antar perusahaan
– Dll

Terdapat banyak sekali jenis-jenis surat resmi, yang masing-masing diantaranya memiliki tujuan dan ciri khas yang berbeda-beda. Tetapi, Anda sudah tahu belum, mengenai tujuan surat resmi secara umum? Tujuannya, yakni untuk menyampaikan sesuatu (bisa berupa permintaan, ajakan ataupun permohonan) yang bersifat formal.

Format penulisan dari surat resmi pun tidak boleh dilakukan dengan sembarangan, karena strukturnya harus sesuai dengan bagian-bagian penulisan yang baik dan benar.

Bagian-bagian Surat Resmi

Sebuah contoh surat resmi yang baik dan benar, ialah surat yang memiliki kelengkapan bagian-bagian sebagai berikut ini:

1. Kepala Surat Atau Kop Surat

Yang namanya kepala, pasti terletak di bagian atas. Jadi, keterangan dari bagian kepala surat atau kop surat ini memang berada di bagian atas. Fungsinya, ialah sebagai informasi identitas perusahaan, lembaga, organisasi atau instansi yang mengirimkannya. Pada bagian kop surat atau kepala surat, terdapat beberapa bagian yang meliputi:

– Nama Lembaga, Perusahaan, Instansi atau organisasi yang bersangkutan (yang mengeluarkannya)
– Disertakan lambang atau gambar dari pihak terkait yang mengeluarnya
– Melengkapinya dengan nomor telepon, faksimile ataupun alamat email
– Menyantumkan alamat lengkap beserta kode pos

2. Tempat, Tanggal Surat

Seperti dengan jenis surat pada umumnya, surat resmi juga harus dilengkapi dengan kehadiran tempat dan tanggal surat. Dengan demikian, pihak penerima surat bisa mengetahui dengan pasti kapan dan dimana surat tersebut dituliskan.

– Cara dan ketentuan penulisan tempat – tanggal surat yang benar adalah: “Jakarta, 05 Maret 2019” Harus disertakan tanda baca koma (,) setelah penulisan nama tempat.

3. Nomor Surat

Sering menjumpai nomor surat yang tercantum di dalam surat resmi, tetapi Anda belum mengetahui fungsinya? Ketahuilah, bahwa yang dicantumkan tersebut merupakan nomor verbal. Yang memang dituliskan sesuai dengan kepentingan pihak yang membuatnya. Adapun fungsi dari nomor surat itu sendiri, adalah:

– Memudahkan pihak yang mengirimkannya untuk mengatur surat tersebut sebagai arsip
– Memudahkan pihak yang megirimkannya untuk menunjukkan waktu, kapan dan dalam tujuan apa surat tersebut dibuat
– Lebih mudah dicari, apabila suatu saat surat tersebut dibutuhkan
– Mempermudah pekerjaan pertugas kearsipan untuk mengolongkan surat tersebut sesuai dengan nomor urutnya
– Mngetahui berapa jumlah surat yang keluar dalam satu periode terakhir ini.

4. Lampiran Surat

Lampiran surat berguna untuk menginformasikan berapa banyak dokumen atau berkas yang turut disertakan dalam surat yang dikirimkan. Yang mana, tujuan dari keberadaan lampiran surat adalah sebagai berikut:

– Guna melakukan pemeriksaan untuk mengetahui, apakah dokumen / berkas yang disertakan di dalam surat ada kaitannya dengan isi serta tujuan surat yang dikirimkan.
– Untuk mengetahui dan memeriksa, apakah jumlah berkas / dokumen yang diterima sesuai dengan jumlah yang dituliskan dalam kolom lampiran surat.

5. Perihal Atau Hal

Perihal atau hal ialah, keterangan yang menginformasikan dengan tujuan apa surat tersebut dikirimkan dan perkara apa saja yang akan dibahas di dalam surat tersebut.

6. Alamat Tujuan Surat

Yang menjadi salah satu kriteria contoh surat resmi yang baik dan benar, ialah surat yang memiliki alamat tujuan yang jelas. Alamat yang dimaksudkan di sini, bukan yang dituliskan di sampul atau amplop surat, melainkan alamat surat yang diletakkan di bagian atas salam pembuka, format penulisannya yang benar bisa dilihat di sini:

– Menggunakan kata Yang Terhormat, yang disingkat menjadi “Yth”
– Gunakan tanda titik di akhir singkatan Yth
– Lanjutkan penulisan pimpinan perusahaan dan alamat perusahaan, yang di awali dengan huruf kapital

7. Salam Pembuka Surat

Sebelum disampaikan maksud dan tujuan surat resmi yang dikirimkan, maka Anda harus menuliskan slam pembuka terlebih dahulu. Pilihannya bisa meliputi : “Dengan Hormat”, “Assalamualaikum”, “Salam Sejahtera” ataupun yang lainnya. Asalkan setelah menuliskan salam pembuka harus diakhiri dengan tanda baca koma (,).

8. Isi Surat

Penulisan isi surat harus menggunakan bahasa baku dan sesuai dengan ejaan Bahasa Indonesia. Jelaskan maksud dan tujuan dituliskannya surat resmi tersebut, biasanya isi surat bisa berisi tentang ajakan maupun permintaan. Jangan menggunakan kalimat yang betele-tela dan jangan menuliskan dengan susunan alenia / paragraf yang terlalu panjang.

9. Penutup Surat

Selanjutnya adalah bagian penutup, yakni susunan kalimat penutup yang dituliskan bahwa Anda merasa sangat berterima kasih, apabila pihak penerima menyetujui apa yang Anda ajukan dalam surat tersebut.

10. Tanda Tangan dan Nama Terang

Bagian yang terakhir adalah, mencantumkan tanda tangan dan nama terang, sebagai identitas pihak yang membuat dan mengirimkan surat resmi tersebut.

Berikut Beberapa Contoh Surat Resmi yang Bisa Dijadikan Rujukan

Segala informasi yang berkaitan seputar surat resmi sudah Anda ketahui dengan jelas, maka kini saatnya untuk melihat beberapa contoh surat resmi yang baik dan benar.

1. Contoh Surat Resmi Undangan Rapat

PT. HUSADA PRIMA Bakti

Jalan. Rengasdeklok No. 90 – 95 Gresik Jawa Timur
Kode Pos : 6299 No Tlp. (031) 7677 890

Gresik, 05 Maret 2019

No : 768/UR/III/2019
Perihal : Undangan Rapat
Lampiran : –

Kepada Yth,
Staff Karyawan
PT. Husada Prima Bakti

Dengan Hormat,

Sehubungan akan diadakannya acara penyambutan kedatangan pemimpinan staff karyawan baru di PT. Husada Prima, maka kami mengundang Anda untuk menghadiri acara rapat yang diadakan pada:

Hari, Tanggal : Rabu, 6 Maret 2019
Pukul : 07.00 – 09.30 WIB
Tempat : Ruang Meeting Kantor Lt. 3

Demikian surat undangan rapat ini disampaikan seakurat mungkin. Mohon atas partisipasi dan kehadirannya. Terima kasih.

Hormat Kami,

Umu Afiffah

2. Contoh Surat Resmi Pengalaman Kerja

PT. UTAMA PRIMA

Jalan. Perserikatan Bangsa-bangsa No. 87 Tanggerang, Jakarta Selatan
Kode Pos: 65431 No Tlp. (021) 5434 7651

Jakarta, 05 Maret 2019

No : 190/PP/III/2019
Lampiran : –
Perihal : Surat Pengalaman Kerja

Yth, Bpak/Ibu
Pimpinan PT. Bakti Husada

Saya selaku pihak yang tertera di bawah ini:

Nama : Yusuf Zulnandar
Jabatan : HRD PT. Utama Prima
Alamat : Jalan. Benowo Tama No. 11 Jakarta Utara

Turut meyampaikan bahwa,

Nama : Nadia Rohali
Jabatan : Staff Keuangan
Alamat : Jalan. Balongsari Tama No. 44 Jakarta Selatan

Merupakan pihak yang telah bekerja di perusahaan kami, dari 05 Maret 2011 hingga 05 Maret 2019. Selama bekerja di PT. Utama Prima, beliau menunjukkan bukti loyalitas yang terbaik. Yang mana, tak pernah merugikan perusahaan sedikit pun.

Untuk itu, surat ini kami buat. Semoga bisa dipergunakan dengan sebaik-baiknya.

Hormat Saya,

HRD PT. Utama Prima

Yusuf Zulnandar

3. Contoh Surat Resmi Undangan Pengambilan Raport

SMA NEGERI 11 Surabaya
Jalan. Manukan Tama Kulon No. 104
Kode Pos. 6799 No Tlp. (031) 7771 1321

Surabaya, 6 Maret 2019

Nomor : 1987/UPR/III/2019
Lampiran : –
Perihal : Undangan Pengambilan Raport

Yth,
Bapak/Ibu Wali Murid
Siwa Kelas XI SMAN 11 Surabaya

Dengan Hormat,

Bersamaan dengan tahun ajaran baru 2019 yang juga akan menjadi momentum kelulusan siswa/siswi kelas X1, maka kami pun akan melaksanakan acara pengambilan raport yang akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal : Kamis, 7 Maret 2019
Pukul : 10.00 hingga selesai
Tempat : Gedung Aula SMAN 11 Surabaya

Atas kehadiran dan partisipasinya, kami ucapkan rasa terima kasih.

Hormat Kami,

Kepala SMAN 11 Surabaya

Drs. Widodo Handoko S.Pd

4. Contoh Surat Resmi Bantuan Dana

Yayasan Panti Asuhan Dan Anak Terlantar
“Al Mutakhin”

Jalan Boediman No. 93 Surabaya Kode Pos: 62711
No Tlp. (7451 113)

Surabaya, 5 Maret 2019

No : 79/PBD/III/2019
Lampiran : –
Perihan : Permohonan Bantuan Dana

Kepada Yth,
Kepala SMA Aliyah Surabaya

Assalamualaikum Wr. Wb,

Kami hendak menyampaikan, agar ananda :

Nama : Muhammad Fahri
Kelas : X-A

Diberikan bantuan keringan biaya, dengan rincian sebagai berikut ini:

SPP 3 Bulan : Rp. 150.000,-
Kekurangan Uang Gedung : Rp. 200.000,-
Uang Iuran : Rp. 50.000,-
Biaya Daftar Ulang : Rp. 450.000,-

Bahwasanya, pihak sekolah mampu memberikan keringan biaya kepada anak kami, karena dia termasuk anak yang berprestasi, sehingga kami memohon agar dia diberikan keringan biaya.

Surat ini kami sampaikan dengan susungguhnya, atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Pengurus

Hj. Maimunnah

5. Contoh Surat Resmi Permohonan Magang

SMK MAHARDIKA

Ngimbang, Lamongan, Jawa Timur
Jalan Babat-Jombang No. 91
Kod Pos 6788 No Tlp (031) 7741 679

Lamongan, 5 Maret 2019

Nomor : 134/PM/III/2019
Lampiran : –
Perihal : Permohonan Magang

Saya selaku pihak yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Dwi Nurhadi
Jabatan : Kepala Sekolah SMK Mahardika

Ingin menyampaikan, bahwa

Nama : Feri Pratama
Kelas : XI Teknik Mesin

Untuk diijinkan untuk melakukan Praktek Kerja Lapangan di Bengkel milik Anda.

Atas perhatian dan diijinkannya siswa kami untuk magang, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Kepala SMK Mahardika

Dwi Nurhadi

Itulah penulisan contoh surat resmi yang dibuat dengan baik dan benar. Yang mana, contoh surat-surat yang tersaji di sini dapat Anda adopsi sebagai bahan referensi terbaik.

Komentar disini